Vestbase våger å tenke nytt

24. sep, 2013Fornøyde kunder

En sen fredags formiddag får vi gleden av å bli invitert inn på Kundesenteret til Vestbase AS i Kristiansund. 

Basen er ca 3km lang har 11 kaier og ca. 60 leietakere på innsiden av gjerdet og mange krevende logistikkutfordringer som de løser på spennende og innovative måter. Vi driver i hovedsak med planlegging, koordinering og gjennomføring av operative aktiviteter på baseområder. Det vil si at vi at vi mottar bestillinger på oppdrag fra våre kunder, planlegger og resurssetter oppdragene med riktig personell og utstyr slik at hvert enkelt oppdrag blir utført på en mest mulig sikker og effektiv måte for våre eksterne og interne kunder forteller Kjetil Øien, som er leder for Vestbase sitt Kundesenter.
Vi har også fått med medarbeider Tommy Taknæs som sammen med Kjetil forteller engasjert om sin nytenkende måte å drive dette på. Vi har GPS- trackere og en Tablet i hver truck som både gjør det lettere for oss å velge riktig og nærmeste kjøretøy til de jobbene som fortløpende mottas og som vi skal utføre i løpet av dagen. Vi kan til enhver tid se hvilke maskiner og mannskap som er ledige, hvor

de er og gi dem nye oppdrag så nærme som mulig den posisjonen de allerede har. På denne måten kan vi drive så effektivt og miljøvennlig som mulig. 

Samtidig brukes disse nettbrettene til fortløpende registrering av ressursbruk inn mot de ulike oppdrag som er under utførelse forklarer Tommy. Dere er på en måte arbeidernes «puppetmasters» med den nye teknologien dere fører da? Spør vi, mens en fornøyd Tommy nikker. – Ja det likte jeg, du kan godt kalle oss puppetmasters ler han. Med andre ord kan man si at Vestbase har vært gjennom en omfattende digitaliseringsprosess siden 2011 hvor vi kun brukte radiokommunikasjon for å koordinere våre baseoperasjoner.

I dag har alle maskinførere egen smartphone hvor de ikke bare kan ringe og motta beskjeder, men de kan også sende e-post, all informasjon og dokumentasjon tilhørende de ulike oppdrag med et klikk eller 2. Noe som kvalitetssikrer og effektiviserer all kommunikasjon, dokumentasjon og registrering. Vi utviklet et online booking system – RMC (Resources Management Coordination) som gjør at over 95% av våre kunder bestiller våre tjenester på nett. Systemet er en delt plattform som vi alle jobber på, også fra vår maskinpark. Her følges ordren fra innmelding, planlegging, utførelse og til slutt fakturering. Dette er utrolig tidsbesparende og gjør både vår og kundenes hverdag blir mye enklere og ikke minst: alt er lett tilgjengelig og sporbart, legger Øien til.

Sammen med de fysiske tingene så følger det jo alltid masse dokumentasjon og papirarbeid som vi nå sparer mye tid på gjennom digitaliseringen sier Kjetil. Vi har lagd vårt eget ERP-system i RMC og utviklet brukergrensesnittet ved hjelp av testing og tilbakemeldinger fra våre kunder, egne operatører og andre interne brukere. På den måten har vi skreddersydd programvaren med akkurat det vi trenger for å kunne planlegge å gjennomføre våre oppdrag på en sikker, effektiv og kvalitetsmessig god måte sier de to. De føyer også til at det artige med dette er at det ikke har kommet fra høyeste hold.

Vi har noen pådrivere for denne digitaliseringen og har vært så heldig å få mulighet, tillit og støtte fra ledelsen til å tenke nytt. Gutta sier de ser en økt forståelse for at ting må automatiseres og digitaliseres for på denne måten å kunne drive så effektivt som mulig. Det er stort fokus på å fortløpende registrere operasjonelle data, og ha all info på dagen istedenfor å vente til ”månedens papirarbeid” er ferdig. Dersom vi ønsker har vi detaljert kontroll helt ned på individnivå og ser alt som skjer i sanntid smiler Kjetil.

 

«Det viktige for oss er å dele informasjonen i sanntid og registrere data ned på mikronivå.»

ADCom Kristiansund er stolte medspillere i denne digitaliseringen og blir beskrevet av Kjetil og Tommy som viktige problemløsere for de innovative og småsære ønskene Vestbase kommer med. Vi sparer tid på og ikke lete rundt etter den beste løsningen for vårt problem, og i mange tilfeller får vi til og med tak i ting som ikke ennå er distribuert i Norge via dere sier Tommy. Godene med å ha et tett samarbeid med en lokal leverandør er jo at dere kjenner til våre behov og leverer både varene og kunnskapen som trengs.

Etter en prat på kontorene blir vi tatt med ned til rommene hvor de sitter med kontrollen over all operasjonell aktivitet og blir påkledd både hjelm og vest for så å loses ut til en truck hvor vi skal få være med på en kjøretur. Denne turen er det Dan, kjent som “the man” Engelseth som kjører og vi blir tatt godt imot og får til og med et eget sete ved siden av sjåføren. Dan viser ivrig hvordan systemene fungerer, og vi hører oppdraget bli lest opp av sentralen. Det skal flyttes noen containere fra A til B, og med den løsningen Vestbase har valgt å bruke blir det slik at den nærmeste ledige trucken blir kalt opp på systemet og kan logge seg inn via sine nettbrett og plukke oppdraget. På denne måten sparer de ikke bare tid og penger, men de sparer miljøet og kan kjøre en såkalt grønn logistikk.

-Det blir jo selvsagt mindre utslipp og mindre unødvendig kjøring når vi alltid kan plukke de nærmeste jobbene smiler Dan. Han fortsetter – det første man må gjøre er jo å logge inn seg selv og trucken slik at de vet hvem som kjører hvilken truck og hvor vi er. Dette gjør vi ved hjelp av egne QR-koder som vi har på kort både for oss selv og festet bak i trucken, veldig enkelt egentlig. Når man da er logget inn får vi enten beskjed fra operasjonssenteret om at vi må gjøre den og den jobben først, eller så kan vi velge den nærmeste jobben på ei liste på nettbrettet.

Dan “the man” Engelseth legger til at han synes det er en veldig god løsning, og det gjør det veldig oversiktlig for de som er på bakken når de kan følge med på nettbrettet hva som skal gjøres. – Det er jo selvsagt noen ganger at kanskje to stykker rekker å logge seg inn på samme jobb, og da henger systemet seg litt, men det ser de fort i kontrollrommet også er det bare å restarte programmet for å få det up to date igjen, men sånne ting vil det alltid være med teknologien smiler han.

TEKST & FOTO / Linn A. Djuvsland

La oss ta en prat om hvordan du kan spare tid

Stein Andre er it-konsulent i Molde og har jobbet med Microsoft i 10 år. Han er en kløpper i Office 365 sine løsninger, og har alltid et smil på lur.

Relaterte innlegg

Samle alt i Teams

Samle alt i Teams

Bli ferdig med interne eposter, hundre portaler med egne passord og uendelige versjoner av samme fil. Nå skjer alt i Teams. Vår klare oppfordring framover er derfor: bli venn med Teams. Bruk det for det det er verdt, og la hverdagen umiddelbart bli mer sømløs og mindre støyete!

les mer
Sånn kan du enkelt digitalisere!

Sånn kan du enkelt digitalisere!

I januar 2019 fikk vi en egen digitaliseringsminister, alt for sent hevder mange. Hva kan du gjøre for å henge med på den svært omtalte digitaliseringen?

les mer
Share This

Liker du det du ser?

Del det med vennene dine da vel!