Personvernerklæring for Adcom Molde og Søre Sunnmøre

 

Denne personvernerklæringen inneholder både generell informasjon om hvordan vi samler inn og bruker personopplysninger, og informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger. Den forteller også hvordan vi sikrer dine rettigheter etter reglene i personopplysningsloven.

Nøkkelbegreper i erklæringen:

  1. Personopplysninger:Er opplysninger (f.eks. navn, adresse og e-postadresse) og vurderinger som kan knyttes til en bestemt person.
  2. De registrerte: Er personer som personopplysningene relaterer seg til (ansatte, brukere, kunder, kontakter osv.)
  3. Behandling: Er enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med personopplysninger. For eksempel: innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring.
  4. Behandlingsansvarlig: Er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal benyttes for å behandle opplysningene. Det er den behandlingsansvarlige som er ansvarlig for at behandlingen av personopplysninger skjer i henhold til loven.
  5. Databehandler: Er de som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige. Databehandleren skal bare behandle personopplysninger i henhold til avtalen med den behandlingsansvarlige.

 

Generell informasjon om behandling av personopplysninger

Personopplysningsloven regulerer alle former for behandling av personopplysninger. Loven stiller bl.a. strenge krav til konfidensialitet og sikkerhet ved behandling av personopplysninger. Datatilsynet fører tilsyn med loven.

 

1.  Den behandlingsansvarlige

Adcom Molde (IT Data AS, org.nr 966946873) er behandlingsansvarlig for personopplysningene som innhentes og lagres av selskapet. Kontakt oss gjerne på support.molde@adcom.no eller 71250640 dersom du har spørsmål, ønsker innsyn eller oppdatering av dine personopplysninger hos oss.

 

2. Formålet

Opplysningene lagres for å kunne administrere ditt kundeforhold med oss, og setter oss i stand til å utfylle våre forpliktelser i kundeforholdet.

Vi benytter personopplysningene til disse formålene:

  • Kundeadministrasjon, fakturering og levering av tjenester
  • Kundeoppfølging og support
  • Markedsføring (samtykket kan når som helst endres av deg selv via tilsendt link)
  • Leverandøradministrasjon, mottak av varer

Vi utleverer ingen personopplysninger til tredjeparter, såfremt det ikke gjelder kontaktinformasjon i konkrete supporthenvendelser el.l. der det er avtale mellom oss og deg om at en av våre leverandører eller distributører skal kontakte deg direkte eller gjøre undersøkelser/oppdrag ihht. avtale med deg.

 

3. Hvilke personopplysninger lagrer vi?

Vi lagrer ditt navn, din e-post, ditt telefonnummer, din arbeidsgiver og din rolle i selskapet. I vårt CRM-system SuperOffice lagres dessuten logg vedrørende hvilke utsendelser du har fått, om du har lest disse, og hvorvidt du ha klikket deg videre inn på en nettside det er linket til i utsendelsen.

På vår server og i Google disk lagrer vi navn, e-post, stilling, og telefonnummer, samt dine påmeldinger og evalueringer i forbindelse med arrangementer du har deltatt på hos oss. Opplysningene slettes normalt etter fem år, du kan imidlertid når som helst henvende deg og be om å få dem slettet tidligere, jamfør punkt 5.

I vårt supportsystem SuperOffice SupportWeb lagres logg over alle supporthenvendelser, hensikten er både å ha tilgang til historikk og dokumentasjon over hva som er utført.

 

4. Hvordan vi henter inn dine opplysninger

Vi innhenter personopplysninger fra deg direkte, fra noen som representerer deg eller fra andre kilder som du har pekt ut eller som følger naturlig av den type tjeneste vi skal yte eller tilby til deg. Det er frivillig å gi fra seg opplysningene.

Noen ganger har vi behov for å innhente opplysninger direkte fra andre offentlige eller private institusjoner, eksempelvis BizWeb, Brønnøysundregisteret eller via hjemmesiden til selskapet du representerer.

Når vi innhenter personopplysninger er det kun når det er nødvendig i forbindelse med etablering og forvaltning av dine avtaler med oss. Vi gjør dette fordi vi har forpliktelser overfor deg som kunde/samarbeidspartner, og for å kunne imøtekomme dine ønsker og behov.

I tillegg til avtalte og lovpålagte forpliktelser kan vi kun bruke dine personopplysninger hvis vi har fått ditt samtykke. Samtykket skal du ha gitt oss frivillig og du skal ha blitt informert om formålet med bruk av opplysningene.

 

5. Den registrertes rettigheter

Jamfør Personopplysningsloven kan du som er registrert, når som helst be om innsyn, retting eller sletting av dine personopplysninger hos oss. Vi viser til kontaktinformasjonen oppgitt i punkt 1.

 

6. Arkivering, sikring og sletting av personopplysningene

Personopplysningene arkiveres i vårt ERP-system Visma Global, vårt support- og CRM-system SuperOffice. Dette er veletablerte og svært sikre systemer, og det vises til systemleverandørenes egen dokumentasjon som kan skaffes på forespørsel.

Det vil til enhver tid også ligge saks- og avtaledokumentasjon på firmanivå lagret på våre egne servere. I tillegg finnes det personopplysninger (ikke sensitive) i e-postkommunikasjon med kunder, som for eksempel telefonnummer og rolle til kundens kontaktperson og e-postdialog rundt konkrete saker. Vår e-posttjeneste er Microsoft Outlook via Microsoft 365.

Personopplysninger kan jamfør punkt 5 enkelt slettes i systemene på forespørsel.

Share This