Fra papirkaos til digital hverdag

17. sep, 2016Fornøyde kunder

Solvens er et regnskapskontor i Florø med 12 ansatte og ca 250 klienter. Disse bedriftene kommer i hovedsak fra kystkommunene Flora og Bremanger. Solvens har vert kunde hos Adcom Førde i mer enn 19 år. De er i dag et moderne regnskapskontor som benytter Visma Global og Visma Lønn med tillegg av mange skybaserte Visma-løsninger ut til sine kunder. Bistro To Kokker er et godt eksempel på en god kundehistorie fra Solvens og Adcom Førde.

Bistro to Kokker ble etablert i 1988 av Øystein Berge og Terje Andersen som et lite gatekjøkken i Florø. I løpet av årene har de vokst og utvidet virksomheten med catering, drift av kantiner, puber, restauranter og kafeer. Bistro To Kokker er i dag, sammen med sine søsterselskap en ledende aktør innen serveringsbransjen i Sogn og Fjordane. De er også en betydelig arbeidsplass i Florø og har totalt en årlig omsetning på ca 60 mill.

Solvens har vært med som regnskapsfører helt fra starten, og har vært en viktig samarbeidspartner gjennom opp og nedturer. Og når en har vært kunde hos samme regnskapsbyrå i så mange år, har en også vært med på omstillingene i regnskapsbransjen. Og hva er da kunden sin opplevelse av en digitalisert hverdag?

Terje Andersen forteller om en hektisk hverdag, der administrasjon og papirflyt ofte må gjøres etter arbeidstid. – Da er det viktig å ha en regnskapsfører som kan hjelpe oss å holde i trådene. Vi har vært hos Solvens hele veien og finner stor trygghet i å ha en regnskapsfører som kjenner oss. Solvens har alltid ligget i forkant og også vært en pådriver for at vår hverdag skal endres og effektiviseres.

Det største grepet vi har tatt i effektivisering av papirflyten, er helt klart overgangen til elektronisk mottak og godkjenning av fakturaer via Visma. net, slik at fakturaene sømløst kan integreres i regnskapssystemet.

Med mange små enheter og avdelinger, blir det mye små bestillinger og svært mange fakturaer. Årlig opp mot 5000 fakturaer, og når alle disse skulle innom samme kontor for behandling og godkjenning, kan en trygt si at det var papirkaos på kontoret. Fakturaene ble samlet i ulike permer og levert Solvens for videre behandling. Det sier seg selv at fakturaer lett forsvant, og det var et evig mas om manglende faktura og ikke minst purringer fra leverandører.

– Vi var i utgangspunktet litt skeptiske i forkant av omleggingen, om dette ville fungere og hvorvidt dette ville bli vanskelig for leverandørene å følge opp. Vår bekymring var helt grunnløs, da implementeringen var helt uproblematisk, og Solvens fulgte opp med god informasjon til både oss og leverandører. Vi merket allerede ved oppstart minkende papirmengde, og nå er det bare ett og annet bilag som må behandles manuelt. Vi har fått bort papiret fra kontoret, har en mye bedre flyt og kontroll opp mot leverandøren, da vi har alle faktura tilgjengelig til enhver tid.

Vi bruker mye mindre tid på fakturahåndtering og ikke minst har vi kontroll på alle inngående faktura, slik at Solvens slipper å bruke tid på å innhente kopier og behandle purringer. Vi har også et mye mer oppdatert regnskap, da vi har en kvalitetssikring på at vi har fått med alle inngående faktura.

– Det viktigste av alt er at vi får frigjort tid til annen arbeid, og at Solvens får flyttet fokus fra fakturabehandling til å levere et bedre kvalitet i regnskapet. Tidligere bestod mye av den daglige kontakt med regnskapsfører av purring av bilag og fakturaspørsmål. Nå blir alt dette håndtert elektronisk, slik at vi kan bruke tiden med Solvens til gode samtaler om drift og utvikling.

TEKST & FOTO / Tone Øren

La oss ta en prat om hvordan du kan spare tid

Stein Andre er it-konsulent i Molde og har jobbet med Microsoft i 10 år. Han er en kløpper i Office 365 sine løsninger, og har alltid et smil på lur.

Relaterte innlegg

Samle alt i Teams

Samle alt i Teams

Bli ferdig med interne eposter, hundre portaler med egne passord og uendelige versjoner av samme fil. Nå skjer alt i Teams. Vår klare oppfordring framover er derfor: bli venn med Teams. Bruk det for det det er verdt, og la hverdagen umiddelbart bli mer sømløs og mindre støyete!

les mer
Sånn kan du enkelt digitalisere!

Sånn kan du enkelt digitalisere!

I januar 2019 fikk vi en egen digitaliseringsminister, alt for sent hevder mange. Hva kan du gjøre for å henge med på den svært omtalte digitaliseringen?

les mer
Share This

Liker du det du ser?

Del det med vennene dine da vel!