Lei av å lete etter siste versjon av et dokument? 

jul 6, 2018 | Office 365, Onedrive, Sharepoint, Sky, Tips

 «…-ferdig»,«…-ferdig-2», «…-ferdig-3» og «…-ferdig-siste». Ser det kjent ut? Med versjonsloggen i Office 365, blir du endelig kvitt hundre kopier av samme dokument, og du slipper å alltid måtte lete etter den siste versjonen.

«Lett for deg å si» tenker du kanskje? – jeg vet ikke helt hvordan jeg bruker Office 365, eller om jeg har det i det hele tatt? Vel! Det kan vi hjelpe deg med. 

For å finne ut om du har Office 365 kan du prøve å logge inn her:  login.microsoftonline.com 

Skriv inn din e-postadresse, og ditt passord. Kommer du deg inn? Flott! Da har du en eller annen lisens i Office 365. Det finnes nemlig forskjellige lisensstørrelser. Din lisens er som regel anbefalt av leverandør og tilpasset ditt bruk og dine behov. Her er det ingen vits i å betale for mer enn man trenger, men spennende å utforske de forskjellige mulighetene. Stol på meg når jeg sier; de er uendelige! 

Unngå mange versjoner, og bli kvitt letingen etter dokument

Så til saken; for å slippe å bruke minst 10 minutter hver dag på å lete gjennom innboksen, spørre kollegaer etter siste versjon, eller søke rundt på «min datamaskin», kan du gjøre følgende:  

 

1.

Lagre filer og dokumenter i skyen. Enten på ditt private område (OneDrive) eller i et gruppeområde (SharePoint). Dette kan du enkelt synkronisere ned til din lokale maskin slik at det oppleves som en hvilken som helst annen mappe på maskina di, men med den ekstra fordelen at det også ligger i skyen samtidig. På denne måten har du alltid filene dine tilgjengelig så lenge du har Internett, ditt brukernavn (eposten din) og passordet ditt, og du har en backup hvis maskina skulle ta kvelden. Obs! Versjonsloggen er kun tilgjengelig i nettleser. 

 

For å dele mapper eller enkeltfiler med andre, kan du enkelt klikke på de tre prikkene til høyre for filnavnet og dele til de du måtte ønske. Obs! Her kan gruppeområder ha innstillinger som ikke tillater deg å dele til folk utenfor organisasjonen. Om du f.eks. bruker navn@dittfirma.no og vil dele til navn@annetfirma.no – så får du ikke det. Da kan du bare dele til folk som har en e-post som slutter med @dittfirma.no. Dette kan endres, så ikke fortvil! Ta kontakt med en som har administrator-rettigheter til din Office 365, som regel IT-ansvarlig eller din leverandør.

 

2.

For å se versjonsloggen til et dokument, klikker du på de tre prikkene til høyre for filnavnet når du holder musepekeren over en fil. I menyen som dukker opp nedover finner du «versjonslogg». 

3.

Når du har klikket på versjonslogg kommer det opp ei liste med antall versjoner som er lagret av din fil. Enklere forklart, her listes alle endringer som har blitt gjort ved åpning av dokumentet. F.eks.: Jeg samler av og til ansattinformasjon til websider jeg skal lage for mine kunder. For å unngå å sende et Word-dokument til 15 stk som jeg skal få 15 stk i retur av, og må bruke mye tid på å klippe og lime informasjon fra, så oppretter jeg et blankt dokument, deler det ved å trykke på de tre prikkene til høyre og «del», og får dermed alle svar inn i et og samme dokument med nye versjoner for hver person som har vært inne og gjort en endring.

Her får du enten opp navnet til personen som har gjort endringen, eller en «gjestebidragsyter», om det er en person du ikke har gitt direkte tilgang til via deres mailadresse, men delt via en åpen link. Du får oversikt over når endringen har blitt gjort, og størrelsen på dokumentet etter endring.

4.

Ved å holde musepekeren over en versjon og klikke får du en ny nedtrekksmeny med muligheten til å vise versjon, gjenopprette en versjon eller slette en versjon.

Det smarte her er: Hvis du gjenoppretter en tidligere versjon, blir ikke de lagrede versjonene mellom slettet, men det legger seg en ny versjon på toppen, som er lik den eldre versjonen du valgte å gjenopprette.

Og vil du høre det beste? Alt dette er i ett og samme dokument, det ligger én plass, og du har full kontroll på det til enhver tid. Enten fra nettleser, filutforsker (hvis du har synkronisert biblioteket til maskina di) eller via en app på mobilen.

 

Høres ikke dét digg ut?

 

Vil du ha mer informasjon eller tips til å bruke Office 365 på best mulig måte? Ta kontakt med en av våre dyktige konsulenter, så hjelper vi deg mer enn gjerne med å maksimere utbyttet ditt av denne fantastiske løsningen!

Likte du det du leste og vil ha mer? Fyll ut skjemaet under da vel!

* indicates required

Relaterte innlegg

Unngå virus, ikke stol på alt du leser

Hvordan unngå virus, malware og hacking? Vi har alle hørt om disse luringene som sender mail med linker man absolutt ikke bør trykke på sant? Her er våre tips for å unngå å trykke rett i fella.

les mer

Cookies, informasjonskaspler og kaffe

Her får du svarene på: Hva er cookies? Hvordan sletter jeg cookies? Hvorfor alt maset? og Hvordan bruker vi i Adcom cookies? Sist men ikke minst, oppskriften på våre favorittcookies til kaffen!

les mer

Spar tid med digitale reiseregninger og EHF

Hver eneste uke møter vi bedrifter som kan bli mer lønnsomme ved å jobbe smartere. Det som er fint, er at selv små endringer kan gi gode resultater. Et typisk eksempel er reiseregninger. Fortsatt bruker faktisk 67 % av alle norske bedrifter* unødige ressurser på å...

les mer
Share This

Liker du det du ser?

Del det med vennene dine da vel!